Depuis le début de la crise du Covid-19, je constate un vrai problème de charge cognitive chez certains de mes clients, confinés et en télétravail.
Un changement de vie au quotidien auquel nous n’étions pas préparés qui apporte de l’inconfort mental et du stress, des difficultés à récupérer et une qualité du sommeil qui s’est détériorée.
Que vous soyez cadre, cadre dirigeant d’une petite ou d'une grande entreprise ou faisant partie d’un groupe international, vos journées de télétravail sont chargées de réunions, votre agenda partagé se rempli à votre insu… En cette période de confinement, votre sollicitation au travail est démultipliée et cela sans compter la variabilité de la qualité des connexions internet.
A côté, vos enfants vous sollicitent et ont besoin de votre soutien au quotidien, ne comprennent pas que vous travaillez plus que d’habitude alors que vous êtes à la maison. Sans compter le partage des tâches à assurer au quotidien et les initiatives domestiques que vous ne preniez pas le temps de prendre. Votre charge mentale est à son max !
Télétravail : quels risques physiques et psychiques ?
Énervement, maux de tête, douleurs physiques, stress, anxiété, trouble de la respiration et du sommeil sont parmi les nombreux signes d'un déréglement qui engendre déconcentration, improductivité et fatigue.
Pourquoi ce problème organisationnel d’hyper-connexion ? :
Le télétravail supprime certain MUDA – pour reprendre un terme des l’excellence opérationnelle – qui correspond aux gaspillages, que représentent les trajets du domicile au bureau, les sollicitations informelles dans les couloirs des bureaux, les déplacements de service à service, les aléas divers de sollicitations ou autres sources de variabilités qui nous empêchent souvent de faire la totalité de notre travail en rapport avec notre niveau de responsabilité.
La suppression de ces gaspillages devrait alors nous permettre d’être plus serein et plus efficace au travail, chez soi. C’est vrai en tant normal, lorsque le télétravail est de un à deux jours par semaine et qu’il concerne seulement un petit groupe de salarié, mais la réalité du télétravail pendant cette période est tout autre.
En ce temps de confinement prolongé, une grosse majorité de l’encadrement est concerné par le télétravail continu. Il semble que dans ces conditions la surcharge mentale devienne une réalité ( Les échanges avec certains de mes clients le confirme )
Nous appliquons les bonnes vieilles habitudes, nous comblons le vide, les agendas se remplissent de réunions, et chaque jour les mêmes composantes stressantes du travail se répètent.
Est-ce que cette manière de travailler apporte de la valeur ? La qualité du travail produite est-elle efficiente ?
Il faut comprendre qu’avant la période du Covid-19, certains gaspillages permettaient de décompresser, de créer une rupture entre deux réunions, de prendre le temps d’échanger de manière informelle avec ses collaborateurs, de renforcer le lien social, de prendre le temps de décompresser du travail pendant le trajet de retour en direction de son domicile etc.
Ces temps de ruptures ont disparu. Le confinement a accéléré le rapprochement de l’espace-temps du travail avec l’espace-temps personnel et l’espace-temps familiale. L’organisation du temps de travail en confinement à créer de nouvelles sources d’anxiété et de stress qui complexifie la vie familiale confinée.
Les dirigeants n’ont pas pu prendre le temps de questionner l’activité réelle du travail en situation de confinement. Les équipes et chacun d’entre nous sommes parties tête baissée. Cela rassure certainement d’être plongé dans l’activité en période de non-activité économique.
Comment réinventer le travail, comment produire de la valeur dans ces moments difficiles ?
Lorsque notre système de travail change radicalement, il y a lieu d'adapter notre système de valeur et nos possibilités. Pour cela il est utile de s’interroger sur cette nouvelle réalité de vie.
- Qui est concerné au sein de notre environnement ?
- Quelles sont les valeurs qui nous animent ?
- Quel doit être notre comportement ?
- Que souhaitons-nous vivre et réaliser dans cette situation ?
Comment palier alors à la complexité de cette situation ?
Au niveau de l’organisation :
La période de confinement consiste à gérer pour l’entreprise un équilibre entre la gestion du quotidien selon les évènements que vit l’entreprise, la préparation de l’après confinement et des opportunités de développement.
C’est aussi un moment privilégié pour mobiliser plus l’encadrement sur les opportunités de changement et de transformation qui seraient nécessaires où qui s’ouvriraient à l’entreprise en définissant le sens de vos actions et en clarifiant vos processus
Je vous invite à :
- Définir le sens de vos actions
- L'objectif à poursuivre ou à créer
- Apport à en attendre
- Clarifier vos processus
- Comment gérer le temps de travail pour maintenir une efficacité collective ?
- Comment maintenir une collaboration productive et sereine malgré la distance ?
- Comment maintenir une mobilisation motivante auprès de vos collaborateurs ?
- Avoir confiance dans vos collaborateurs
- Réfléchir à la mobilisation des ressources.
- Créer une organisation en mode projet ou mode chantier permettant à chacun des collaborateurs de s’organiser de manière autonome pour accomplir leur travail. A savoir que les temps de production doivent être fait au sein de petites équipes autonomes maximum entre 2 et 4 personnes. Que ces temps de production doivent être basés sur des séquences ne dépassant pas 2 heures et pouvant être répétées au max 2 fois dans la journée.
- Les réunions d’informations, de suivi de projet ne doivent pas dépasser 45’
- Limiter les sujets des réunions d’informations : 2 à 3 max, le contenu doit être très clair et chacun des participants devra avoir préparé au préalable les sujets qu’il présentera.
- Standardiser vos supports de communication pour ritualiser la présentation des contenus et simplifier la compréhension des messages. Le modèle A3 utilisé dans les programmes d’excellence opérationnelle se prête fort bien à ce type de situation organisationnelle.
- Planifier des moments de pause d’une demi-heure entre chaque réunion pour éviter la surcharge mentale.
- Mobiliser les réseaux sociaux et/ou un intranet pour communiquer de manière institutionnelle afin de maintenir un lien social avec l’ensemble des salariés.
- Créer de nouveaux rituels organisationnels, mettre en place des agendas synchronisés tenant compte du rythme et du contenu du travail.
- Maintenir une dynamique sociale au sein de l’entreprise par une information hebdomadaire et la publication d’événements. Une publication une fois par semaine ou toute les 2 semaines sur les résultats des productions, l’avancée des projets et des décisions prises.
- Standardiser les heures d’ouvertures du temps de télétravail journalier et les faire respecter.
- Favoriser les Marges de manœuvre selon les rituels mis en place pour que chacun organise son temps de travail dans les plages horaires précisées.
- Mettre en place des séances de coaching pour maintenir une dynamique positive orientée solutions.
Au niveau personnel :
Vous allez devoir vous mobiliser pour vous permettre de récupérer au quotidien, de mettre en place des rythmes de travail équilibrés. Restez concentrés et gérez vos incertitudes.
Quelques principes que je vous invite à implémenter :
- Repérez vos signes de surcharges professionnelles et familiales
- Mettre en place les conditions pour trouver l’équilibre de la charge mentale
- Revisitez votre perception du temps, changer de mode de pensée, le temps est à votre disposition.
- Créez-vous des espaces temps dédiés dans la mesure de votre possible : espace de travail, espace pour la famille et espace personnel.
Vous ne pouvez pas être à plusieurs endroits à la fois. Vous devez être en pleine conscience dès lors que vous êtes dans un de ces espaces temps.
- Trouvez votre rythme en créant des rituels et des repères visuels pour garantir son application. Par exemple, bloquer sur votre agenda pour l’ensemble de la semaine vos temps de télétravail, vos temps personnels, vos temps de récupérations et vos temps familiaux.
- Consacrez du temps à votre développement personnel, tentez de vous découvrir plus profondément.
- Faites des exercices physiques, posturaux, de respirations. L’esprit récupère mieux et se dynamise si le corps lui-même est en mouvement
- Apprenez à écouter votre entourage familial
En cette période de crise, nous devons aussi nous questionner sur les risques potentiels mais aussi sur les opportunités ?
Si nous ne changeons rien à notre manière de penser notre développement, notre vie au travail, notre vie en couple et notre vie en famille, nous risquons de produire une forme de mal être plus ou moins importante selon les types d’entreprises et selon les personnes.